Co robić, gdy Twoje firmowe dane mogły wyciec? Szybki plan działania!

Wykrycie wycieku danych osobowych w firmie wymaga natychmiastowej reakcji. Niezależnie, czy jesteś właścicielem małego przedsiębiorstwa, czy zarządzasz średniej wielkości firmą, konsekwencje takiego zdarzenia mogą być poważne – od kar finansowych, przez utratę zaufania klientów, aż po problemy prawne.

Co zrobić, gdy podejrzewasz, że doszło do wycieku danych osobowych? Poniżej przedstawiamy plan działania, który pomoże Ci poradzić sobie z tą trudną sytuacją.

Ustal, czy faktycznie doszło do wycieku danych osobowych

Pierwszym krokiem jest potwierdzenie, czy rzeczywiście nastąpił wyciek danych. Nie każdy incydent bezpieczeństwa oznacza naruszenie ochrony danych osobowych. Warto rozróżnić incydent bezpieczeństwa (potencjalne zagrożenie) od faktycznego naruszenia ochrony danych (gdy doszło do nieuprawnionego dostępu).

Jeśli potwierdzisz naruszenie, musisz działać szybko – zgodnie z RODO, masz 72 godziny na zgłoszenie wycieku do odpowiedniego organu. W tym czasie powinieneś również ustalić, jakie konkretnie informacje wyciekły i jakiej liczby osób to dotyczy.

Przeprowadź natychmiastową ocenę zagrożenia

Gdy już wiesz, że doszło do wycieku danych osobowych, oceń skalę i potencjalne konsekwencje. Określ, jakie dane zostały narażone, ile osób zostało poszkodowanych i jakie mogą być skutki tego naruszenia dla tych osób.

Szczególnie niebezpieczne są wycieki numerów PESEL, które zwiększają ryzyko kradzieży tożsamości. W takim przypadku należy natychmiast poinformować poszkodowanych i doradzić im zastrzeżenie numeru PESEL w systemie mObywatel oraz rozważenie założenia alertu BIK.

Zabezpiecz systemy, by zatrzymać wyciek danych

Priorytetem powinno być zatrzymanie trwającego wycieku. Odłącz zaatakowane systemy od sieci (ale ich nie wyłączaj – mogą zawierać ważne dowody), zmień hasła dostępowe i przeprowadź kompleksowe skanowanie pod kątem złośliwego oprogramowania.

Pamiętaj, by dokumentować wszystkie działania, które podejmujesz – będzie to niezbędne podczas zgłaszania naruszenia do odpowiednich organów.

Zgłoś wyciek do odpowiednich instytucji

Jako administrator danych jesteś zobowiązany zgłosić poważne naruszenie ochrony danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w ciągu 72 godzin od wykrycia. Zgłoszenia można dokonać elektronicznie przez formularz na stronie uodo.gov.pl lub pisemnie.

Powiadom osoby, których dane wyciekły

Jeśli ocenisz, że wyciek danych może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób, musisz je o tym poinformować. Komunikat powinien zawierać opis charakteru naruszenia, dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej, możliwe konsekwencje oraz zalecenia, jak się chronić.

Przeprowadź dochodzenie i wyciągnij wnioski

Po opanowaniu sytuacji, przeprowadź dogłębną analizę przyczyn wycieku. Ustal, jak dokładnie doszło do naruszenia, zidentyfikuj słabe punkty w systemie bezpieczeństwa i opracuj plan ulepszeń.

Co grozi za wyciek danych osobowych?

Konsekwencje wycieku danych mogą być zarówno finansowe, jak i wizerunkowe. Za naruszenie przepisów RODO grożą kary do 20 mln euro lub do 4% rocznego globalnego obrotu przedsiębiorstwa. Dla małych firm kary są zwykle proporcjonalne do ich wielkości, ale nadal mogą być dotkliwe.

Oprócz kar finansowych, wyciek danych może skutkować utratą zaufania klientów, dodatkowymi kosztami związanymi z obsługą incydentu oraz potencjalnymi pozwami cywilnymi.

Zapobiegaj przyszłym incydentom!

Najlepszym rozwiązaniem jest zapobieganie wyciekom danych. Wdrożenie regularnych szkoleń pracowników, odpowiedniej polityki bezpieczeństwa oraz systematycznych aktualizacji systemów znacząco zmniejszy ryzyko. Warto również rozważyć szyfrowanie wrażliwych danych i ograniczenie do nich dostępu.

Profesjonalna obsługa informatyczna pomoże Ci w kompleksowym zabezpieczeniu systemów i zapewni szybką reakcję na potencjalne zagrożenia. Taką obsługę zapewniamy w ITCenter, więc jeżeli jeszcze nie współpracujesz z żadną firmą w tym zakresie, to nie zwlekaj i zgłoś się do nas.