Co to są doręczenia elektroniczne – e-Doręczenia?

e-Doręczenia to nowe rozwiązanie w komunikacji elektronicznej, zmieniające sposób wymiany korespondencji między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną. System można porównać do cyfrowego odpowiednika tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Skuteczne doręczenie pocztą elektroniczną gwarantuje pełną wartość prawną przesyłanej korespondencji.

Wprowadzenie do e-Doręczeń

Nowoczesny system e-Doręczeń nasz kraj wprowadza zgodnie z rozporządzeniem eIDAS oraz ustawą o doręczeniach elektronicznych. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego stanowi podstawę tego systemu. Dzięki niemu możliwe będzie znaczne usprawnienie oraz cyfryzacja procesu doręczania oficjalnej korespondencji.

Czym jest e-Doręczenie?

Doręczenie elektroniczne to usługa zaufania, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie cyfrowej z zachowaniem wszystkich wymogów prawnych. System zapewnia pewność nadania i odbioru, a także niezmienność treści przesyłanej korespondencji.

Specjalnym rodzajem e-Doręczeń są doręczenia elektroniczne KPA oraz doręczenia elektroniczne KPC przeznaczone do wykorzystania w komunikacji w postępowaniach administracyjnych i cywilnych. Doręczenie elektroniczne KPC ma szczególne znaczenie w komunikacji z sądami.

Elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru

Warto zauważyć, że doręczenia elektroniczne funkcjonują jako cyfrowy odpowiednik tradycyjnej przesyłki poleconej. Każda wiadomość wysłana przez system generuje oficjalne potwierdzenie nadania i odbioru, które ma taką samą moc prawną jak tradycyjne zwrotne potwierdzenie odbioru.

Korzystanie z e-Doręczeń

Dostęp do systemu e-Doręczeń jest możliwy poprzez elektroniczną skrzynkę doręczeń dostępną na platformach mObywatel.gov.pl oraz edoreczenia.gov.pl. Skrzynka do doręczeń elektronicznych oraz skrzynka doręczeń elektronicznych to określenia używane wymiennie w kontekście tego samego narzędzia.

Kto może korzystać z e-Doręczeń?

System e-Doręczeń jest dostępny dla wszystkich grup użytkowników, tj. obywateli, przedsiębiorców, podmiotów publicznych oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano specjalną usługę hybrydową.

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń

Od 1 stycznia 2025 roku korzystanie z e-Doręczeń staje się obowiązkowe dla określonych grup podmiotów, w tym instytucji publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG.

e-Doręczenia dla różnych grup użytkowników

e-Doręczenia zostały zaprojektowany z myślą o różnych grupach odbiorców, uwzględniając ich specyficzne potrzeby i wymagania. Transformacja cyfrowa administracji publicznej wymaga dostosowania rozwiązań do wielu odmiennych scenariuszy użycia.

e-Doręczenia dla obywateli

Polscy obywatele mogą dobrowolnie korzystać z usługi e-Doręczeń. System umożliwia szybkie i bezpieczne wysyłanie oraz odbieranie korespondencji bez konieczności osobistej wizyty w placówce pocztowej. Dodatkowo, platforma zapewnia stały dostęp do historii korespondencji i automatyczne powiadomienia o nowych przesyłkach.

e-Doręczenia dla firm

Przedsiębiorcy zyskują narzędzie do prowadzenia oficjalnej korespondencji drogą elektroniczną. System e-Doręczeń pozwala na znaczące obniżenie kosztów związanych z tradycyjną korespondencją, przyspieszenie procesów biznesowych oraz automatyzację obiegu dokumentów. Platforma wspiera również integrację z popularnymi systemami zarządzania dokumentami.

e-Doręczenia dla podmiotów publicznych

Instytucje publiczne otrzymują kompleksowe rozwiązanie do prowadzenia korespondencji elektronicznej. System umożliwia sprawną komunikację i automatyzację procesów administracyjnych oraz łatwe zarządzanie dokumentacją.

e-Doręczenia dla zawodów zaufania publicznego

Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, tacy jak notariusze, radcy prawni czy adwokaci, otrzymują profesjonalne narzędzie do bezpiecznej komunikacji elektronicznej. System gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności przesyłanych dokumentów.

Rejestracja firm w kontekście e-Doręczeń

Proces rejestracji w systemie e-Doręczeń został dostosowany do różnych form prawnych prowadzenia działalności gospodarczej.

Firmy zarejestrowane w KRS

Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego muszą przejść przez szczegółowy proces rejestracji w systemie e-Doręczeń, składający się z kilku etapów.

• Weryfikacji danych rejestrowych.

• Przygotowania niezbędnej dokumentacji.

• Wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.

Musimy także pamiętać o konfiguracji uprawnień dla pracowników.

Firmy zarejestrowane w CEiDG

Przedsiębiorcy indywidualni zarejestrowani w CEiDG przechodzą uproszczony proces rejestracji, obejmujący poniższe etapy.

• Potwierdzenie tożsamości przez Profil Zaufany.

• Uzupełnienie danych kontaktowych.

• Aktywację skrzynki doręczeń.

Ostatnim etapem jest konfiguracja powiadomień.

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń

Wdrożenie systemu e-Doręczeń wiąże się z określonymi obowiązkami dla różnych podmiotów. Harmonogram wdrożenia został rozłożony w czasie, żeby umożliwić płynne przejście na nowy system.

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r.

Od początku 2025 roku system e-Doręczeń staje się obowiązkowym kanałem komunikacji dla szerokiej grupy podmiotów. Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu m.in. przyspieszenie cyfryzacji administracji publicznej oraz poprawę bezpieczeństwa wymiany dokumentów.

Podmioty zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń

• Organy administracji rządowej.

• Jednostki samorządu terytorialnego.

• Przedsiębiorcy wpisani do KRS.

• Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego.

• Podmioty realizujące zadania publiczne.

Materiały informacyjne i szkoleniowe o e-Doręczeniach

Dla zapewnienia sprawnego wdrożenia systemu, przygotowano specjalny pakiet materiałów edukacyjnych i wsparcia technicznego.

Dostęp do materiałów informacyjnych i szkoleniowych

Użytkownicy systemu mają do dyspozycji szczegółowe instrukcje obsługi, materiały wideo instruktażowe, webinaria i szkolenia online, dokumentację techniczną oraz przewodniki dla administratorów.

Zgłaszanie problemów z usługą e-Doręczeń

System wsparcia technicznego został zaprojektowany z myślą o zapewnieniu użytkownikom szybkiej i skutecznej pomocy.

Formularz zgłoszeniowy do zgłaszania problemów

Dedykowany formularz zgłoszeniowy umożliwia precyzyjny opis problemu, załączanie zrzutów ekranu czy śledzenie statusu zgłoszenia.

Infolinia do zgłaszania problemów

Wsparcie telefoniczne dostępne pod numerem 22 250 01 45 zapewnia pomoc w czasie rzeczywistym, wsparcie w procesie rejestracji oraz rozwiązywanie problemów technicznych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie e-Doręczeń, to sprawdź naszą kompleksową ofertę na kwalifikowany.pl w sekcji e-Doręczenia: https://www.kwalifikowany.pl/kategoria-produktu/e-doreczenia/