Co to jest przetwarzanie danych osobowych?

Proces przetwarzania danych osobowych niesie za sobą szereg ryzyk, lecz przede wszystkim obwarowane jest ścisłymi regulacjami prawnymi. W dzisiejszym artykule skupimy się na definicji przetwarzania danych wg RODO oraz aspektach związanych z operowaniem informacjami, dotyczącymi pracowników czy kontrahentów w systemach informatycznych.

Przetwarzanie danych osobowych – definicja według RODO

Zgodnie z RODO przetwarzanie danych osobowych to „operacja albo zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany, lub niezautomatyzowany”. Do takich operacji możesz zakwalifikować m.in. gromadzenie danych i ich utrwalanie, porządkowanie, organizowanie, pobieranie, przeglądanie, a także modyfikowanie, wykorzystywanie czy rozpowszechnianie i udostępnianie.

Przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych

Systemy informatyczne przetwarzają każdego dnia ogromne ilości danych osobowych. Poniżej kilka przykładów, które pomogą Ci zrozumieć, jak wielka jest skala przetwarzania danych osobowych w systemach IT.

• Zarządzanie personelem oraz danymi klientów w systemach ERP czy CRM.
• Prowadzenie akcji marketingowych (np. wysyłka cold mailingu czy newslettera).
• Przetwarzanie danych video z monitoringu wizyjnego CCTV.
• Przechowywanie logów sieciowych: adresów IP i MAC oraz nazw urządzeń.
• Niszczenie papierowych dokumentów zawierających dane o osobach.

Warto dodać, że nie zawsze mamy do czynienia jednoznacznie z przetwarzaniem danych. Dobrym przykładem może być przechowywanie logów sieciowych – należy się zastanowić, czy gromadzone dane pozwalają zidentyfikować poszczególne osoby. Nie ulega jednocześnie wątpliwości, że nawet w przypadku negatywnej odpowiedzi na postawione pytanie, musisz zadbać o bezpieczeństwo tych informacji.

Czym grozi niewystarczająca ochrona danych osobowych?

Skutkiem niewystarczającej ochrony danych osobowych w systemach IT może być oczywiście naruszenie ich bezpieczeństwa, integralności czy poufności. W efekcie wycieku danych organizacja jest narażona nie tylko na utratę zaufania klientów, lecz również kontrolę Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Audyt zewnętrzny może skutkować nałożeniem bardzo wysokiej kary finansowej, naliczanej w stosunku procentowym od rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Brak wdrożonej polityki bezpiecznego przetwarzania danych osobowych może również poskutkować utratą dostępu do krytycznych informacji z punktu widzenia działalności firmy. Newralgiczne dane mogą paść ofiarą cyberprzestępców i zostać zaszyfrowane pod groźbą usunięcia lub udostępnienia publicznego w przypadku braku opłacenia okupu. Efektem mogą być kosztowne przestoje pracy przedsiębiorstwa.

Jak lepiej zabezpieczyć dane osobowe w systemie informatycznym?

Zastanawiasz się, jak lepiej zabezpieczyć dane osobowe w systemie informatycznym? Mamy dla Ciebie kilka sprawdzonych wskazówek!

1. Szyfrowanie danych – odpowiednio zaszyfrowane dane na komputerach przenośnych i smartfonach są niedostępne dla przestępców, nawet w przypadku kradzieży sprzętu.
2. Kopie zapasowe – regularny backup pozwoli Ci na zabezpieczenie danych na wypadek sytuacji utraty dostępu do nich wskutek ataku cyberprzestępców.
3. Edukacja zespołu – stałe edukowanie i podnoszenie kwalifikacji oraz świadomości wszystkich członków zespołu pomoże zapobiec narażeniu danych na utratę czy wykradnięcie wskutek nieświadomych działań (np. otwieranie niezaufanych załączników).
4. Regularny audyt – systematyczne sprawdzanie stanu bezpieczeństwa systemu IT w zakresie ochrony danych to kolejna przydatna polityka, jaką możesz wdrożyć.
5. Outsourcing IT – jeżeli nie dysponujesz odpowiednimi zasobami ludzkimi oraz know-how, to możesz skorzystać z usług outsourcingowych w zakresie bezpieczeństwa systemów IT.

Pamiętaj, że na rynku istnieje szereg profesjonalnych podmiotów, oferujących zabezpieczanie danych osobowych w systemach informatycznych w zgodzie z RODO.

Kto pomoże mi wdrożyć politykę bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w firmowych systemach informatycznych?

Jeżeli szukasz zaufanego partnera do przeprowadzenia operacji wdrożenia polityki bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w firmowym systemie informatycznym, to skontaktuj się z przedstawicielem ITCenter! Pomożemy Ci stworzyć klarowną i skuteczną politykę zarządzania systemem informatycznym zgodną z RODO!