Shadow IT poważnym zagrożeniem dla Twojego biznesu

Niemal w każdej firmie funkcjonuje system informatyczny – mniej lub bardziej zaawansowany. Obecnie, w dobie cyfryzacji, trudno wyobrazić sobie działanie przedsiębiorstwa bez wykorzystania różnorodnego oprogramowania. Problemem dotykającym wiele firm, zarówno mikroprzedsiębiorstw, jak i rozbudowanych korporacji, jest shadow IT. To korzystanie przez pracowników z nieautoryzowanego, zewnętrznego oprogramowania. Często jednak ani pracownicy, ani kadra zarządzająca firmą nie zdają sobie sprawy z zagrożenia, jakie niesie to zjawisko a konsekwencje mogą okazać się bardzo poważne.

Chcesz zminimalizować ryzyko utraty danych? Zobacz, na czym polega shadow IT oraz dowiedz się, jak możesz chronić firmę przed zagrożeniem.

Czym jest shadow IT?

Shadow IT to korzystanie przez pracowników na firmowym sprzęcie z oprogramowania niezatwierdzonego przez dział informatyczny ani pracodawcę.

Wyróżnić można wiele powodów, dla których pracownicy korzystają z zewnętrznego oprogramowania np. szukanie sposobów na uproszczenie pracy, szybsze wykonywanie obowiązków. Pracownicy samodzielnie instalują bądź korzystają w chmurze z nieautoryzowanego oprogramowania, nie zdając sobie przy tym sprawy z konsekwencji, jakie mogą nieść ze sobą tego typu działania.

Jakie firmy są najbardziej narażone na niebezpieczeństwo? Wszystkie firmy, bez względu na wielkość oraz branżę, w której działają, są narażone na zagrożenia wynikające z shadow IT. Owe zagrożenia odnoszą się przede wszystkim do zarządzania danymi, ale także problemami z funkcjonowaniem systemu IT. Niektóre firmy np. z branży finansowej podlegają szczególnie rygorystycznym regulacjom, przetwarzają dane wrażliwe, dlatego w ich przypadku konsekwencje mogą okazać się bardzo dotkliwe.

Jakie zagrożenia niesie shadow IT?

Wyróżnić można wiele zagrożeń związanych z shadow IT:

• brak kontroli nad działaniem nieautoryzowanego oprogramowania. Wykorzystywane programy mogą nie spełniać standardów bezpieczeństwa np. nie odpowiadać wymogom co do szyfrowania danych;
• możliwość wycieku udostępnionych danych, a także przetwarzania ich przez podmioty nieupoważnione. Należy mieć na względzie, że przetwarzanie danych wiąże się z licznymi obowiązkami dotyczącymi m.in. sposobu przechowywania danych, ich archiwizacji, a także poważnymi konsekwencjami grożącymi za zaniedbania w tym zakresie;
• wysokie kary pieniężne w przypadku, gdy pracownik korzysta z oprogramowania bez posiadania licencji;
• zmniejszenie efektywności pracy. Choć pracownicy sięgają po zewnętrzne oprogramowanie w celu usprawnienia pracy, w rzeczywistości efekt może być zupełnie odwrotny. Należy zauważyć, że przed wprowadzeniem konkretnych rozwiązań w firmie są one weryfikowane pod kątem wpływu na działanie systemu IT. Korzystanie z nieautoryzowanego oprogramowania może natomiast doprowadzić do przeciążenia systemu;
• powstanie luki w systemie zabezpieczeń firmy, co z kolei podwyższa ryzyko przeprowadzenia przez hakerów skutecznego ataku.

Czy można uchronić się przed zjawiskiem shadow IT?

Ryzyko korzystania przez pracowników z zewnętrznego, nieautoryzowanego oprogramowania można ograniczyć, natomiast nie da się go całkiem wykluczyć.

Najczęściej pracownicy w ogóle nie zdają sobie sprawy z zagrożenia, jakie niesie korzystanie z zewnętrznego oprogramowania. Co więcej, wykorzystują je zupełnie nieświadomie, starając się jak najskuteczniej realizować obowiązki zawodowe. Ochrona przed shadow IT powinna więc polegać na przeprowadzaniu regularnych szkoleń, podczas których wyjaśniane będą zagrożenia związane z shadow IT.

Warto zastanowić się również, dlaczego pracownicy korzystają z takiego oprogramowania. Odpowiedź na to pytanie pozwoli ukierunkować dalsze działania. Jeśli powodem wykorzystywania zewnętrznego oprogramowania jest brak dostępu do programów pozwalających na wykonywanie pracy to znaczy, że rozwiązaniem problemu może być wdrożenie w firmie nowych, zaawansowanych rozwiązań – takich jak dedykowane oprogramowanie dla firm, które będzie dopasowane do potrzeb firmy i umożliwi sprawniejsze realizowanie obowiązków zawodowych.