System Obsługi Transportu – czy warto wdrożyć go w Twojej firmie?

Nie tylko kontrola, ale ewidencja przewoźników i ich kierowców, planowanie przejazdów, a do tego rozliczenia. Traktując każdy z tych elementów oddzielnie, efekty działania firmy transportowej byłyby mizerne. Przy zastosowaniu Systemu Obsługi Transportu możemy mieć wszystko pod kontrolą.

SOT pozwala zachować firmie transportowej harmonię, a jednocześnie pozwala wejść na wysokie obroty wymiany handlowej. Identyfikuje klientów, przy budowie „bazy” nie obędzie się bez „centrali” telefonicznej. Składanie zamówień sprowadza się dziś najczęściej (i najszybciej) do sieci. Dane są należycie zbierane i archiwizowane.

Kompletna obsługa transportu to dla przedsiębiorstwa nieocenione wsparcie w biznesie. Swoisty system naczyń połączonych, na który warto postawić. Ale by się sprawdzał potrzebna jest harmonia wielu czynników. Począwszy od procesu ewidencji w bazie danych, przez zarządzanie trasami i przejazdami kierowców, a kończąc na obsłudze i raportowaniu aktualnych rozliczeń, poniesionych kosztów…

Katalogi w bazie

Już w fazie planowania mamy do dyspozycji interesujące nas informacje – o dostawcach usług, ich sprzęcie, przewożonych produktach. SOT pozwala ewidencjonować umowy z przewoźnikami, dając operatorom systemu wgląd w skany ważnych umów, aneksy, dodatkowe ubezpieczenia.

Przeglądniemy też flotę przewoźnika, wybierając tą nas interesującą (ciągnik, tir, kontener), zwłaszcza pod względem ładowności. W bazie nie umkną nam pozostałe szczegóły – jeśli interesuje nas np. środek transportu z chłodnią, systemem GPS, podnośnikiem to również te kryteria znajdziemy w systemie.

Zarządzanie przejazdami na trasach

Wybrany kierowca i ustalony środek transportu o odpowiedniej nośności już za nami. Czas na logistykę transportu. SOT sprawdzi się w tym aspekcie znakomicie. System zapamiętuje powtarzające się kursy. Wklepuje je „z automatu”, co pozwala tworzyć rozkład jazdy. Poszczególne trasy mogą składać się z wielu pomniejszych celów, a w systemie będzie panował porządek.

W harmonogramie określa się godziny i dni kursów. Pozostaje jeszcze aspekt trasy – system, jak przystoi na dzisiejsze czasy – wspiera się łączem GPS. Cel? Rzecz jasna jak najszybsze dotarcie do celu, przy połączeniu wszystkich interesujących nas punktów – odbiorców zamówień. Miejmy jednak na uwadze, że przy dużych gabarytach przyda się wprawa doświadczonych kierowców, którzy nie zaryzykują wjazdu z wielotonowym ładunkiem na osiedlowe uliczki, nawet jeśli są istotnym skrótem.

Obsługa zamówień i współpraca z księgowością

System Obsługi Transportu zmierza ku całkowitej automatyzacji. Niemniej czynnik ludzki i „manualne” wprowadzanie zmian – np. pod nowy cykl zamówień, lub usunięcie starego – są tu możliwe. SOT daje możliwość kontroli przejazdów mających status „w drodze”. Operator ma wgląd w aktualną lokalizację kierowcy, system wyliczy mu przewidywany czas dojazdu, poda co zostało rozładowane itd. Uprawnieni do obsługi dysponują więc kompletną bazą danych, zarówno dla transportów zrealizowanych, tych w trakcie, jak również dopiero przewidzianych.

Dzięki SOT mamy ułatwiony dostęp do danych przewoźników. Przekłada się to na szybkie i bezbłędne rozliczenie. W obsłudze (możliwej do śledzenia) bierzemy pod uwagę takie czynniki jak koszt przejazdu, inny wkład operacyjny, również kary naliczone za spóźnienia lub uszkodzenia.

W dużych korporacjach całość SOT współgra z działem księgowości – dając szybki obraz wydajności transportu. Taką możliwość daje mechanizm tzw. alokacji kosztów. Dzięki temu inne jednostki organizacyjne szybko wiedzą, jakie nakłady ponosimy na transport.