Całe biuro w chmurze – jak działa Office365?

Praca biurowa od lat kojarzy się z komputerem, który ma zainstalowany komplet programów Microsoft Office. Ze świecą szukać tych, którzy nie zetknęli się z tym pakietem. Świat i technologia prą jednak cały czas do przodu. Tak samo Office, który od kilku lat proponuje narzędzia, dzięki którym popracujemy… skąd tylko chcemy. Efektywniej, taniej, zapewne szybciej.

Office odchodzi od pakietów programów na rzecz usług świadczonych w tzw. „chmurze”. Owszem, jeśli potrzebne są nam podstawowe programy typu Word, Excel, Outlook – poradzimy sobie z klasycznym pakietem, przedłużanym na miesiąc, rok, dwa lata.

Praktyka, zwłaszcza w pracy zdalnej, wskazuje, że warto postawić nie na pakiet programów z licencjami, a zestaw interesujących nas usług, do których potrzeba jedynie dostępu do sieci. Jeśli nie od razu, to w wieloletniej perspektywie. Dlaczego?

Kompletne usługi w „chmurze”

Po pierwsze, przy wielu obowiązkach służbowych, tj. wewnętrznej komunikacji, potrzebie skorzystania z czatu lub wideokonferencji, konieczności mailowania – z pomocą przyjdzie nam jedna platforma. Taka, która pozwoli wygodnie i szybko „przebierać” między wymienionymi wyżej funkcjami. Jeśli dodamy do tego biurową „klasykę” z pisaniem w Wordzie, czy tworzeniem prezentacji w PowerPoincie, to okaże się, że mamy wszystko, czego nam potrzeba.

Po drugie – z Office365 skorzystamy, jeśli tylko dysponujemy komputerem, laptopem, smartfonem czy tabletem z dostępem do Internetu. Powszechny dostęp do sieci jedynie utwierdza w przekonaniu, że kluczowych dla firmy plików nie trzeba już przechowywać na jednym urządzeniu, najczęściej w siedzibie.

Kolejny argument – prowadzenie biura z usługami w „chmurze” pozwala, w raz z upływem czasu, zaoszczędzić sporo środków. A zwłaszcza czasu, który, zwłaszcza przy prowadzeniu własnej działalności, często okazuje się na wagę złota. Płacimy tylko za te usługi (aplikacje), z których korzystamy w pracy biurowej. Pozwala to unikać wydatków, które ponieślibyśmy na utrzymanie infrastruktury na serwerze, ale i za programy, które okazują się w naszej pracy zbędne.

Czwarta sprawa – przy regularnej pracy w „chmurze” utrata danych staje się niemożliwa. Awaria sprzętu nie zagrozi zniknięciem istotnych dla nas informacji.

Aplikacje i pakiety – zdalne centrum dowodzenia

Office365 proponuje nam swoje usługi w dwóch grupach pakietów: „Business” (skierowanej do małych i średnich firm) oraz Enterprise (powyżej 300 użytkowników). W obu grupach mamy komplety z biurowymi narzędziami typu Word, Excel, PowerPoint. Podstawowa gama usług zawiera też dostęp do 1 terabajta wirtualnego dysku OneDrive. Przechowamy na nim nie tylko ważne dane. Będziemy mogli je dalej udostępniać upoważnionym osobom, a także synchronizować.

Przy intensywnej komunikacji wewnątrz firmy lub z bezpośrednio z klientem przyda się z kolei aplikacja „Skype for Business”. Do kontaktu wystarczy telefon lub aktywne łącze sieciowe.

Rozwój usług w Office365 nie mógłby obejść się bez mechanizmów zabezpieczających dane użytkowników. Otwieranie się na kolejne możliwości to też kolejne terabajty poufnych danych, a więc ryzyko ich wycieknięcia. Bezpieczeństwo zapewni nam, dzięki antyspamowym filtrom, aplikacja „Exchange Online”. Natomiast usługa „SharePoint” pozwoli szybko zarządzać dokumentami, a „Yammer” z powodzeniem zastąpi Facebooka lub Gadu-Gadu, za które zwykle gani nas szefostwo.

Firmowa sieć społecznościowa przyda się zwłaszcza przy projektach prowadzonych przez dłuższy czas z kilkoma osobami.